STRQ Silon

Purpose
Tujuan utama dari dokumen ini adalah sebagai acuan bagi pengembang aplikasi dan stakeholder dalam proses pengembangan aplikasi agar sesuai dengan permintaan yang ada. Berikut adalah beberapa tujuan lain dari dokumen ini:
 * Menjelaskan secara detil permasalahan yang dihadapi oleh stakeholder.
 * Menjelaskan mengenai pengguna yang akan menggunakan aplikasi yang akan dikembangkan.
 * Menganalisa kebutuhan dari permasalahan yang ada.
 * Menjelaskan dan mempertimbangkan solusi yang diberikan oleh pengembang.

Scope
Ruang lingkup pengerjaan proyek meliputi KPU pusat dan KPUD di seluruh wilayah Indonesia. Pengembang juga nantinya akan melakukan manajemen terhadap sistem yang telah selesai dibuat.

Definitions, Acronyms, and Abbreviations
Definisi, akronim, dan singkatan dijelaskan pada dokumen Glossary.

Overview
Berikut akan dijelaskan secara spesifik mengenai semua kebutuhan stakeholder, informasi pengguna, analisa kebutuhan, dan analisa solusi serta faktor-faktor pendukung lainnya melalui serangkaian pertanyaan-pertanyaan untuk memudahkan penjelasan proses pengembangan sistem.

Establish Stakeholder or User Profile

 * Pengguna layanan portal Silon adalah operator di tingkat Pusat/Provinsi/Kabupaten/Partai Politik.
 * Petugas operator ditunjuk secara resmi dan diberi wewenang khusus.
 * Diantara petugas ditunjuk satu orang sebagai administrator.
 * Tugas dari administrator adalah mengatur wewenang pengguna yang lain dalam portal.
 * Para petugas yang lain melakukan tugas-tugas sesuai dengan wewenang yang diberikan.
 * Wewenang yang diberikan hanya berlaku di Provinsi/Kabupaten/Partai terkait.
 * Seorang petugas yang diberi suatu wewenang di sebuah Provinsi/Kabupaten/Partai belum tentu mendapat wewenang yang sama di Provinsi/Kabupaten/Partai lain.
 * Petugas yang ditunjuk dari partai politik haruslah pejabat yang ada dalam struktural

Assessing the Problem

 * Pendaftaran calon anggota legislatif masih dilakukan secara manual sehingga memerlukan SDM yang teliti dan waktu yang panjang.
 * Pengelolaan melibatkan wilayah yang sangat luas.
 * Pengelolaan melibatkan organisasi lain selain KPU sendiri yakni partai politik yang tidak diketahui apakah mereka sudah memiliki basis data atau belum.
 * Belum ada alat bantu untuk membuat basis data antara organisasi yang terlibat bisa saling komunikasi data.
 * Belum ada basis data daftar bakal calon yang terpusat.
 * Kondisi infrastruktur sistem informasi yang tidak merata.

Understanding the User Environment

 * Pengguna adalah para petugas KPU di semua tingkat dan Partai Politik.
 * Latar belakang pendidikan mereka beragam mulai dari tamat SMA hingga Sarjana.
 * Latar belakang penguasaan komputer mereka rata-rata dapat menggunakan komputer sebatas program Office dengan OS Windows.
 * OS yang umum dipakai adalah Microsoft Windows
 * Penguasaan penggunaan browser internet tidak merata.

Recap for Understanding

 * Organisasi yang tersebar secara geografis dan memiliki otoritasnya sendiri-sendiri sesuai wilayah.
 * Solusi aplikasi yang berbeda beda untuk masalah yang sama.
 * Tidak memiliki standard untuk pengembangan yang lebih terencana.
 * Penggunaan platform aplikasi bersama akan memberlakukan standard secara sistemik.

Analyst’s Inputs on Stakeholder’s Problem (validate or invalidate assumptions)

 * Dalam organisasi birokrasi wewenang adalah suatu hal yang menentukan seorang petugas dapat melakukan tugasnya atau tidak.
 * Aplikasi yang akan digunakan harus dapat mengaplikasikan wewenang dalam tool-tool fungsi aplikasi yang digunakan.
 * Tata kelola dalam aplikasi harus merupakan perpanjangan tangan dari tata kelola birokrasi.
 * Jika ada proses bisnis yang dapat dipangkas akibat dari penggunaan aplikasi sistem informasi maka tata kelola secara keseluruhan harus disesuaikan mulai dari birokrasi yang kemudian dilanjutkan ke dalam tata kelola aplikasi. Sebagai contoh administrator sebuah portal harus diangkat dengan menggunakan Surat Keputusan (SK).
 * Masing-masing kabupaten dengan masing-masing portalnya akan memiliki manajemen pengelolaan sendiri sesuai dengan struktur organisasinya sehingga sistem informasi tidak menciptakan struktur organisasi sendiri tapi menggunakan struktur organisasi yang berlaku.
 * Partai Politik yang akan mendaftarkan anggotanya atau bakal calon anggota DPD yang akan mendaftarkan dirinya akan menggunakan portal Provinsi/Kabupaten di daerah di mana mereka akan mendaftar.
 * Dalam portal tersebut telah dikelola oleh petugas dari masing-masing wilayah tersebut.
 * Jika pendaftar mengalami kesulitan dalam menggunakan portal secara langusng online maka mereka dapat mengunjungi kantor KPU setempat untuk dibantu mendaftar.
 * Pendaftaran dilakukan dengan cara mencetak formulir yang dikeluarkan oleh Silon.
 * Agar Silon dapat mengeluarkan formulir dengan data pendaftar didalamnya maka data pendaftar harus dimasukkan ke Silon
 * Cara memasukkan data ke Silon bisa dilakukan dengan berbagai cara, yakni:
 * Secara online oleh bakal calon itu sendiri untuk DPD dan oleh petugas di partainya masing masing untuk DPR/DPRD.
 * Secara offline dengan bantuan petugas KPU setempat. Pendaftar datang kemudian petugas KPU memasukkan datanya ke Silon satu persatu.
 * Secara offline oleh petugas KPU setempat tapi dengan bantuan file Excel yang telah ditentukan formatnya. Pendaftar dapat melengkapi file Excel tersebut sebelumnya di rumah/kantor pendaftar masing-masing.
 * Setelah data semua dimasukkan ke Silon maka Silon dapat mengeluarkan formulir pendaftaran untuk di cetak dan di tanda tangani sebagai formulir pendaftaran yang sah.
 * Formulir yang dibuat di luar Silon tidak dapat digunakan sebagai formulir pendaftaran.
 * Karena data semua telah berada di Silon maka berbagai bentuk laporan dapat dibuat secara mudah.

Assessing Your Solution (if applicable)

 * Kunci keberhasilan dari sistem seperti Silon ini adalah pada tahap entry data. Jika entry data mudah maka data dapat terkumpul disatu tempat dengan mudah dan proses selanjutnya akan jauh lebih mudah.
 * Kendala utama dalam entry data adalah ketersediaan infrastruktur Internet.
 * Kantor KPU Kabupaten seharusnya telah memiliki koneksi Internet yang memadai.
 * Jika tidak maka disediakan aplikasi offline yang dapat digunakan KPU di daerah untuk melakukan entry data secara offline.
 * Jika proses entry data telah selesai baru kemudian data disinkronkan ke basis data di portal melalui Internet.
 * Proses sinkronisasi akan memakan waktu yang lebih singkat dan membutuhkan lebar pita jalur komunikasi data yang lebih kecil dibanding entry data langusng secara online.

Assessing the Opportunity

 * Koneksi Internet di daerah memang tidak merata namun untuk tingkat Provinsi dan Kabupaten secara mayoritas sudah memadai.
 * Jika koneksi yang ada tidak memadai maka gunakan aplikasi offline kemudian setelah selesai entry data gunakan koneksi di luar kantor KPU untuk sinkronisasi saja. Misalnya di warnet atau di hotel yang memiliki koneksi Internet yang lancar.
 * Jika partai politik merasa nyaman dengan memasukkan data mereka sendiri tanpa bantuan petugas KPU setempat maka akan sangat membantu proses pendaftaran. Anjurkan kepada para pendaftar untuk memasukkan sendiri data mereka.
 * KPU setempat cukup memberikan panduan secara online maupun hotline melalui tim helpdesk.

Assessing Reliability, Performance, and Support Needs

 * Data center KPU RI sebagai tempat di mana Silom di host telah memiliki platform yang siap dipakai untuk Silon.
 * Dibutuhkan tim helpdesk di semua tingkat untuk memandu pendaftar memasukkan data ke Silon.
 * Keamanan komunikasi data harus sesuai dengan standar nasional SNI 27001
 * Aplikasi online dapat diluncurkan segera dalam versi beta agar menjadi sarana latihan dan sosialisasi kepada petugas di lapangan.
 * Aplikasi offline dibagikan setelah aplikasi online tidak ada perubahan lagi. Namun perlu disiapkan sejak dini pengadaannya karena menyangkut pengadaan 497 + 33 unit aplikasi untuk wilayah tingkat 1 dan 2 seluruh Indonesia.

Other Requirements

 * Regulasi yang akan mengatur proses dan mekanisme perndaftaran perlu mengakomodasi kebutuhan Silon agar Silon memiliki keuatan hukum untuk digunakan secara wajib.
 * Anggaran biaya pengembangan perlu diantisipasi lebih baik karena ketersediaan pos pengembangan di Datin terbatas.

Analyst’s Summary

 * Diperlukan aplikasi untuk membantu pengelolaan pendaftaran calon anggota legislatif secara terpusat dan terintegrasi.
 * Aplikasi dapat diakses dalam platform sistem operasi apapun.
 * Aplikasi harus memiliki kegunaan dan antar muka yang baik sehingga mudah digunakan oleh pegawai KPU, Partai Politik dan pemangku kepentingan (stakeholder) lainnya.
 * Aplikasi harus dilengkapi dokumentasi yang lengkap.
 * Aplikasi memiliki fitur hak akses yang berbeda bagi setiap pengguna sesuai dengan fungsi jabatannya.
 * Aplikasi harus memiliki standar keamanan informasi.
 * Aplikasi harus siap digunakan sebelum 9 April 2013.
 * Aplikasi harus sudah bisa disosialisasikan untuk pelatihan sebelum akhir maret 2013.